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 Implementación
El servicio tercerizado de aranceles se compone de tareas que se definen
en su totalidad entre el establecimiento y nosotros. Se diseña un
cronograma mensual y anual con los distintos procesos que debemos
cumplimentar y con los requerimientos. Cada colegio tiene su propia
secuencia y clasificación de tareas, de acuerdo a sus propias necesidades.
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Adaptación
permanente
Luego de implementados, los circuitos pueden modificarse las veces que sean
necesarias. Es posible emplear algunos de nuestros diseños de
Facturas, Recibos y Avisos de Vencimiento o adaptarnos a los habituales del cliente. A
cada usuario se le asigna un responsable quien oficia de representante de
nuestro estudio ante el colegio.
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Cronograma
ejemplo
- Recepción de las novedades del mes
- Emisión de las facturas
- Incorporación a la cuenta corriente de deudores
- Cobranza online en el mismo establecimiento
- Recepción de cobranza efectuada por terceros (bancos, tarjetas,
recaudadoras, etc.)
- Generación de saldo deudor
- Emisión de reportes para reclamos a morosos
- Emisión de informes y gráficos gerenciales
Interfase contable
Desde la facturación
generamos hacia la Contabilidad Central el (o los) Asientos de
Facturación que correspondan, con detalle por Secciones, Centro de
Costos, Materias, Carreras, etc. por cada tipo de facturación y cada
período. De la misma forma, desde la cobranzas y hacia la Contabilidad
generamos los asientos que correspondan con detalle por Medios de Pago y
ajustada la deuda registrada por Débitos y Créditos de Cobranzas, por
cada período de Cobranza. Es posible establecer perfectos controles por
oposición para Comedor, Transporte, Eventos y cualquier otro ítem que
pudiera percibirse mediante el sistema de cobranzas del establecimiento.
Asimismo, se emiten Subdiario de Compras, Subdiario de Pagos y Libro de
Aranceles.
Variedad
de tipos
 Es posible contar con hasta
cien tipos de facturación distintos tales como Aranceles,
Matrícula, Reserva de vacante, Giras y eventos, Proveeduría,
etc. Cada una de ellas puede abarcar a la Familia o al
Alumno, y puede contar con diversos Conceptos cuya sumatoria
genera el Neto que constituye la deuda. Además, puede generarse
no sólo Facturas y Recibos, sino también Notas de
Débito y Crédito, por Facturación o por Cobranzas.
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Interfases
automáticas
- A cualquier Banco para registrar deudas
- Desde cualquier Banco para registrar cobranza tecerizada
- A cualquier Tarjeta de Crédito para informar Débitos
Automáticos
- Desde cualquier Tarjeta para registrar
cobranzas vía débitos
- A (y desde) cualquier Cuenta Bancaria (via CBU) para informar
Débito
- A (y desde) empresas de cobranzas como Rapipago,
PagoMisCuentas, etc.
- Desde sistemas especiales via Internet, como Datanet
 Cobranza
en el colegio
Si el establecimiento lo considera conveniente, es posible instalar en
el mismo un módulo que permita efectuar cobranzas en línea. Todos los
meses lo actualizamos registrando la deuda del mes y consolidando la
deuda anterior pendiente y lo reinstalamos en el colegio. Durante el
transcurso del mes es posible cobrar online desde la aplicación,
imprimiendo Recibos, Notas de Débito y Notas de Crédito. Asimismo pueden
consultarse resúmenes de deuda, de cuenta y panorámicos. Antes de
facturar, lo retiramos a los efectos de calcular morosidad, la cual
puede figurar en la próxima Factura de aranceles.
Procesamiento
externo
Cobrar en el colegio es opcional. En la mayoría de los casos, retiramos
del establecimiento los Recibos manuales, y somos nosotros quienes nos
encargamos de su procesamiento diferido. También, recibimos del Banco (o
empresa de cobro) los archivos de cobranzas efectuadas, y las procesamos,
actualizando las cuentas corrientes. Nuestro trabajo asegura el control
por oposición entre Facturación, Cobranzas y Tesorería.
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En la facturación es posible:
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Facturar por familia, por alumno o mixta
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Tipos: Matrículas, cuotas, giras, eventos, proveedurías, kioscos,
uniformes, etc.
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Alcance mensual, anual u otros períodos
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Con detalle impreso de conceptos o sólo el Período y subtotal
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Incluyendo o no, el saldo anterior detallado por comprobante, o sólo
por total, o una señal indicando que hay deuda anterior
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Imprimiendo sobre facturas Prenumeradas o auto-numeradas (Asociación
Civil)
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Con comprobantes de dos, tres o más cuerpos o talones
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Con cobranza para 3ros. (comedor, transporte, etc.)
-
Facturación no impresa sólo para generar una deuda y cobrar online
(registrar lo real percibido y no lo facturado nominal)
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Facturas con responsable legal, incluso porcentual (por ejemplo 50%
un ex cónyuge y 50% otro)
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Emisión de Notas de Débitos y Créditos
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Control automático de Becas (hermanos, empleados, etc.)
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Facturación por materia, re-cursado y examen (para Universidades,
terciarios y academias)
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Pasaje automático de grado o nivel
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Prorrateo de un período en otros (por ejemplo la cuota diciembre en
julio y agosto)
En la cobranza es posible:
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Cobrar online en la Caja del establecimiento
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En Banco con listado previamente remitido por el colegio
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En Banco con factura tipo servicio
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En buzón del establecimiento la cual después es procesada por la
Caja del colegio
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Con Débito automático en Cuenta o Tarjeta (CBU)
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Con Intereses o cargos (Predeterminados, diferidos, diarios, etc.)
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En empresas recaudadoras (Pago Fácil, RapiPago, Pago Mis Cuentas,
etc.)
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En Caja emitiendo Recibo en base a deuda registrada y anunciada
mediante Avisos de Vencimiento (registrando sólo lo percibido)
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Variadas Formas de pago (pesos, dólares, euros, cheque, cheques
diferidos, documentos, etc)
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Emisión y captura de Notas de Débito y Crédito por Cobranzas
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Posibilidad de cobrar en Caja conceptos no facturados
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Emisión de Notas y cartas a morosos
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Emisión de Comunicaciones a la familia
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Cobranza a entidades no alumnos (avisos en revistas institucionales,
alquileres de instalaciones, etc.)
Un costo importante al facturar es justamente, el del formulario preimpreso y
troquelado en varios cuerpos. Nuestro estudio se hace cargo de todos los insumos
incluyendo éste.
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